Edición N° 456 - Abril 2021
En la dirección correcta. Fundamentos del proceso administrativo
Así como un auto de carreras necesita un conductor con las mejores capacidades para ganar un Grand Prix, una obra necesita un director entendido para dirigir las actividades de manera eficiente y lograr los objetivos previstos.
En las carreras técnicas tanto de ingeniería como de arquitectura se dictan pocas bases sobre la mejor manera de llevar adelante esta actividad tan importante.
En la administración de empresas se enseña algo fundamental: el proceso administrativo. El proceso administrativo a partir de sus etapas contribuye a la correcta utilización de recursos (materiales, mano de obra, equipos, procesos) a fin de lograr los objetivos de la empresa.
El proceso administrativo se puede aplicar de manera práctica para llevar adelante la dirección de obra. Este proceso consta de 4 etapas o fases:
Planificación; Organización; Dirección; y Control.
La planificación.
En la etapa de planificación proponemos los objetivos que debemos cumplir a corto y largo plazo (la obra entera, hitos por meses, actividades semanales).
En esta etapa se deben tener en cuenta:
El tiempo de culminación, el cronograma de obra debe estar realizado de forma correcta y realista, indicando claramente los tiempos e hitos de ejecución de cada rubro y sus correlatividades.
Los costos objetivos, en nuestro presupuesto se deben indicar los precios que debemos pagar por cada actividad y no sobrepasarlos de ser posible.
Las estrategias de ejecución, la utilización de tecnologías (o materiales) nuevos o tradicionales, así como los recursos con que podremos contar en la obra.
La organización.
Una buena organización determina la relación entre el trabajo y quien lo va a hacer.
En esta etapa debemos considerar:
Recursos para el ejecutante. Se debe prever de manera eficiente que los recursos lleguen con anticipación para evitar los tiempos de espera de lo grupos de trabajo. Si los recursos llegan tarde el cronograma se retrasará sin lugar a dudas. Los recursos pueden ser: materiales, planos, definiciones, equipos, etc. Cada retraso en la provisión de recursos aumenta la probabilidad de no cumplir con el cronograma de obra.
Contratación del equipo humano para la ejecución de trabajos. La correcta ejecución de las contrataciones asegura que la obra se ejecute sin errores y con menos tiempo.
Procesos. Muchas actividades requieren de planificación especial para ejecutarse, estas deben estar bien indicadas para no retrasar el cronograma.
Interacciones. Los diferentes equipos de trabajo deben saber a quién rendir cuentas y en qué momento.
La dirección.
La etapa de dirección se basa fundamentalmente en la comunicación. El liderazgo que ejerce el director de obra sobre cada uno de los intervinientes bajo su mando es de vital importancia.
Debemos tener en cuenta:
La comunicación efectiva. Las conversaciones con los equipos de trabajo deben ser diarias y centradas en cómo se realizan las actividades y la planificación de las próximas. Las reuniones periódicas con todos los líderes de equipo deben ser semanales para tocar los temas importantes y corregir errores.
Motivación. Como dirigimos personas debe considerarse permanentemente su motivación. Un equipo desmotivado o desganado nunca será un buen colaborador.
Orientación hacia el logro de objetivos. La coordinación entre todos los equipos de trabajo y su permanente inducción hacia el logro de los tiempos de obra es una tarea que no debe dejarse de lado.
El control.
En esta etapa verificamos que planeamos y que ejecutamos. Corregimos los errores.
Debemos tener en cuenta:
- Que se cumplan los planos, detalles y procesos previstos,
- Que se realicen los trabajos según las buenas practicas,
- Que los costos no superen lo previsto,
-Que las actividades se ejecuten según el cronograma.
El proceso administrativo es una herramienta importante que, de ser aplicado eficientemente a los recursos de la obra, permitirá la consecución de los objetivos previstos
